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 [计算机应用][收藏][分享]用WORD自动打印邀请函 |
本文转载自W3CHINA.ORG讨论区(BBS.W3CHINA.ORG) 原文链接以下为原文：[分享]用WORD自动打印邀请函
最近公司要开一个新产品发布会，市场部的小赵负责邀请函的印制、填写、寄发工作。小赵使用计算机正得心应手，岂肯手工抄写累得腰酸背疼手腕发麻？他用数据库(FoxPro)来管理所有的客户资料(如客户的姓名、单位、地址、邮编等)，再用Word设计好邀请函的格式(即每封函共同的内容)，然后，用Word的邮件合并功能，让Word从数据库中逐条读出相应的客户资料并自动写在邀请函指定的位置，最后再将邀请函打印出来。
合并数据库
这里我们假设，客户资料数据库已建好，邀请函的固定部分内容已输入完毕。
1、调出“邮件合并向导”
点击“工具/邮件合并”，出现“邮件合并向导”。然后点击第1项“主文档/创建/套用信函”，在弹出的对话框中选[选用活动窗口](还有一个按钮[新建主文档]，其功能为：如果没有预选的设计邀请函，此处点[新建主文档]，即可完成设计邀请函格式的工作)。
2、创建或调用已建好的数据源
本例为调出已建好的数据库，点第2个选项“数据源/获取数据”，弹出的菜单有四个选项，分别是“建立数据源”、“打开数据源”、“使用通讯录”、“域名选项”。由于小赵已经建立好了客户资料数据库，所以此处选“打开数据源”，在弹出的对话框中，文件类型选“ms foxpro”，然后找到数据库文件(假设为VFP目录下，名为khzl.dbf)，双击“khzl”。然后在弹出的“确认数据源”对话框中，选“FoxPro Files/Word通过ODBC(* .dbf)”，点[确认]。此时，出现疑问提示框：“Word在主文档中找不到合并域，请选择[编辑主文档]按钮，在主文档中插入合并域”，点“编辑主文档”。
“确认数据源”对话框中，不能选“FoxPro Files/通过ODBC(* .dbf)”，否则将会出现没有“ISMA驱动程序”的错误，不能完成数据的调用作用。
“获取数据”中，点“建立数据”可以按Word的方式建立所需要的数据；“使用通讯录”，数据则来自如Outlook之类的通讯簿；“域名选项”，则可以让你同时使用几个数据源中的数据，比如，用A库的姓名，用B库的邮编，从而获得各个方面的数据。以上功能与本例无关，限于篇幅，兹不详述。
注意，此时，屏幕的工具栏中多出了“插入合并域”和“插入Word域”等一系列新工具按钮，这就是域工具按钮。如点“插入合并域”，就会发现类似菜单的界面，上面有“单位、地址、邮编、联系人”的字样——这不正是khzl的字段名吗？原来，Word是把人家的字段拿来用了！
插入合并域
点“编辑主文档”后，下一步的工作是确定邀请函中活的内容要插在哪里。
何谓合并域？域是Word中的一个概念，它是一段特殊代码(用鼠标右键点击“<联系人>”，选“切换域代码”就会发现“{MERGEFIELD 联系人}”的字样，这就是域代码)，其功能是自动添加或更新文档中的文字、图形、页码和其他信息。比如，我们在文档中插入一个DATE域(菜单“插入/域/日期和时间/DATE”)，计算机就会把系统的日期自动插入到指定位置，并且隔一段时间你再打开这篇文档，它就会自动更新为当天的日期。
合并域是诸多域中的一种，这里，其功能是自动逐次更新“联系人”那个位置所代表的内容——人的名字。
我们把光标移到“先生/女士：”前，然后点“插入合并域/联系人”，此时，“先生/女士：”前就出现了“<联系人>”字样；同理在“代表”后插入“单位”，则“代表”后出现“<单位>”字样。至此合并域插入完毕。
打印邀请函
如想了解合并后的效果到底如何，可按域工具栏中的“查看合并效果”按钮(一对尖括号下面写着ABC字样的按钮)”，此时，“<联系人>”、“<单位>”变成了khzl第一条记录的内容。结合[下一记录]按钮，我们可以看到每一条记录合并后的结果(如果只显示域代码，请选择“切换域代码”)。按[合并到打印机]按钮，即可将合并后的每一条记录输出到打印机打印出来。
制作邀请函信封
信封制作原理同邀请函是一样的，都是固定内容与合并域的结合。但，由于信封往往是预先制作好的，格式已经固定，邮政编码必须填在那6个小框子里，还要注意收信人及地址的位置，这实际上就牵扯到一个“套打”的问题。<完>参与讨论本主题
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